Atenção aos prazos para guardar comprovantes

O interfone tocou. Era um funcionário da concessionária de energia, com a missão de cortar a luz do apartamento. Organizada, a empresária Rosana Alvarenga tinha a certeza de que as contas estavam pagas e correu à pasta em que guardava as faturas. Justamente a do mês em questão não estava no arquivo.

— Mantive o funcionário, que estava indócil para desligar minha luz, na portaria até achar a conta paga — lembrou Rosana, que mantém um arquivo de faturas de 12 meses.

Guardar os recibos pode ser importante para se livrar de situações como a relatada pela empresária, evitando o novo pagamento de uma cobrança já quitada. Na maioria dos casos, no entanto, 12 meses podem não bastar. O Procon-RJ recomenda que comprovantes de cartão de crédito e de mensalidades escolares sejam guardados por cinco anos.

Em época de limpeza de gavetas, a papelada acumulada de janeiro a dezembro pode ser substituída por uma declaração de quitação anual de débitos. A Lei federal 12.007/2009 prevê que as empresas emitam a quitação na fatura a vencer no mês de maio. Além disso, no Estado Rio, a Lei 8.168/2018 estabeleceu que o documento esteja disponível no site da empresa e na central de atendimento ao consumidor. Caso solicitada, a declaração deve ser enviada em 48 horas.

— A declaração deve informar que o consumidor está em dia com os débitos daquele ano e dos anteriores. O cliente pode descartar a última quando receber a nova — explicou Evelyn Capucho, gestora de Atendimento do Procon-RJ.

No caso de recibos de condomínios e aluguéis, diz o advogado Hamilton Quirino, ainda não é prática de mercado a emissão de declarações de quitação anual:

— Há algumas administradoras que fornecem, anualmente, uma espécie de certificado de bom pagador, mas isso não é obrigatório.

Além de guardar os recibos, especialistas recomendam que se arquivem contratos com instituições de ensino, por três anos, e que se mantenham por tempo indeterminado os contratos de trabalho e as rescisões. Confira como emitir o nada consta e o tempo certo para guardar documentos:

Contas de água, luz, telefone e afins

A lei determina que se guardem os comprovantes de pagamento de serviços de fornecimento contínuo, como água, luz e telefonia, por cinco anos. Os recibos mensais podem ser substituídos pela declaração anual.

Financiamento, aluguel e condomínio

Os recibos de pagamento de aluguel devem ser guardados por três anos, e os de condomínio, por ao menos cinco anos. O comprovante de quitação de um financiamentos imobiliário deve ser mantido até o registro da escritura em cartório.

Notas fiscais de bens duráveis e não duráveis

As notas fiscais de bens duráveis devem ser guardadas durante toda a vida útil do produto, assim como os certificados de garantia. Segundo o Procon-RJ, mesmo após o fim da garantia, a nota pode ser útil, caso ocorra o chamado vício oculto ou haja um recall. No caso de bens não duráveis, o prazo é de 30 dias. Apesar de não ser obrigatória por lei, a emissão de segunda via da nota fiscal pode ser solicitada no prazo de até cinco anos.

Faturas de cartão de crédito e extratos

Extratos bancários e faturas dos cartões devem ser mantidos por cinco anos.

Comprovante de pagamento de consórcio

O Procon-RJ orienta que se mantenham os recibos até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária.

Mensalidade de instituição de ensino

Os recibos de pagamento das mensalidades devem ser guardados por cinco anos ou até o recebimento do certificado ou do diploma.

Pagamento de seguro

A orientação é que se guarde por um ano após o término da vigência da apólice.

Imposto de Renda exige guarda de documentos

Os comprovantes de pagamento de impostos, como IPVA e IPTU, devem ser guardados por cinco anos. No caso do Imposto de Renda (IR), é necessário manter também os documentos comprobatórios da declaração.