Defina a melhor estratégia de reposição de estoque para a empresa

Se você não tem o que o cliente deseja, a venda não acontece. Apesar de essa ser uma condição básica em empresas que negociam produtos, ainda há quem erre na reposição de estoque. Você sabe do que precisa para fugir dessa verdadeira cilada?

A importância do controle e reposição de estoque

Quem tem na atividade o manuseio de mercadorias, seja para produção ou para venda, tem no estoque um setor fundamental. Aquele espaço muitas vezes sem vida, reservado ao armazenamento de itens variados, cumpre papel relevante justamente na sobrevivência do negócio.

Mesmo empreendedores que se equivocam ao ver o estoque como um custo sabem o quanto sua operação depende dele. Afinal, o que seria de uma fábrica de roupas sem tecidos para produzir suas peças? Ou de uma farmácia sem remédios? E o que dizer de uma mercearia com estoque lotado, mas boa parte dele já fora do prazo de validade?

Em todos os exemplos, há um fator em comum: prejuízo, prejuízo e mais prejuízo. Se aos seus olhos, pelo custo que gera e pela dificuldade de controle, o estoque é ruim, muito pior sua empresa fica ao se descuidar dele.

Mas por que não enxergar de um modo diferente? Pelo lado da eficiência, por exemplo? Quando há controle e organização, a reposição de estoque no tempo certo garante redução de custos e contribui para o aumento nas vendas.

Quer poder oferecer o que o cliente procura, garantir a satisfação dele e o seu faturamento? Então, cuide do estoque.

Como definir a velocidade de reposição no estoque

Quando o modelo de negócio é o de recorrência, ou seja, as vendas se repetem em quantidade mês a mês, a gestão fica facilitada. Dá até para definir intervalos fixos para a compra e reposição de estoque.

Em outras empresas, quando os números apresentam uma variação grande, com vendas no melhor estilo “cardiograma”, a alternativa pode ser fechar uma parceria com fornecedores, talvez até envolver a tecnologia de EDI (troca eletrônica de dados) para assegurar a reposição na velocidade mais adequada, quem sabe até diária.

Outra estratégia fácil de ser colocada em prática, mas nem sempre efetiva, é a de realizar os pedidos de reposição de estoque de cada produto com base na média de suas vendas no mês anterior, ou em outro período de tempo.

Mas o que ela tem de simples, tem de arriscada. Como há muitos fatores envolvidos, como sazonalidade, inflação, entre outros, não se pode esperar a repetição no comportamento de vendas de uma determinada mercadoria.

Isso não significa dizer que uma estratégia é melhor ou pior do que a outra, mas que há uma tática mais adequada para as necessidades da sua empresa. E o que irá determinar qual será ela é o seu planejamento.

Quer uma dica? Conheça primeiro seu estoque mínimo e máximo para poder definir com maior precisão qual a necessidade de reposição de mercadorias no seu negócio.

Conheça seu estoque mínimo

Também chamado de estoque de segurança, o estoque mínimo é uma espécie de reserva técnica de produtos. Ele garante o atendimento às necessidades da empresa enquanto aguarda pela chegada do novo pedido. Pode ser acionado, por exemplo, caso ocorra atraso do fornecedor ou um aumento da demanda muito acima da média.

Para definir qual será o estoque mínimo, é preciso conhecer detalhes sobre os prazos de entrega após a compra, a procura média pelos clientes e a própria sazonalidade de cada item.

É importante, contudo, não confundir o conceito com o ponto de pedido. O uso do estoque de segurança deve ocorrer com a nova compra já realizada e não ser um motivo para realizá-la. Já o ponto de pedido, como o nome indica, remete ao momento de procurar o fornecedor para encaminhar uma nova solicitação.

Uma forma básica de calcular o estoque mínimo prevê multiplicar a demanda média pelo tempo de entrega. Por exemplo, se uma loja de roupas vende 10 calças jeans por dia e demora 7 dias para receber uma nova encomenda, ela precisa de 70 itens no estoque.

Conheça seu estoque máximo

O estoque máximo, por sua vez, corresponde ao total de itens que a reposição deve alcançar. Ele é bastante útil para definir o tamanho da compra a ser feita. Se um determinado produto tem 50 unidades como seu estoque máximo e há 20 disponíveis, significa que outras 30 devem ser encomendadas junto ao fornecedor.

Embora o conceito não seja tão importante quanto o nível mínimo, conhecer o estoque máximo ajuda a gerenciar melhor o próprio espaço físico, além do sempre delicado controle de produtos perecíveis, que tantas perdas financeiras geram se mal administrados.

Atenção ao estoque envolve toda a empresa

A reposição de estoque está diretamente relacionada com as compras e as vendas de uma empresa. Afinal, quando o comercial faz bem a sua parte, o estoque é esvaziado mais rapidamente e, como consequência, o setor de compras precisa garantir que novos produtos cheguem a tempo.

Veja que só aí já envolvemos três áreas diferentes da empresa. Não é exagero, então, afirmar que a responsabilidade sobre o controle de estoque vai além dos colaboradores que trabalham diretamente nele.

Em um estabelecimento comercial, o registro de venda gera informação ao estoque para saída do produto. Caso a operação atinja o ponto de pedido, a área de compras precisa ser acionada. Nesse caso, a venda gerou direta e indiretamente ao setor financeiro uma receita e uma despesa a contabilizar.

Imagine, então, fazer todo esse acompanhamento de forma manual e ainda calcular literalmente na ponta do lápis ponto de pedido, estoque mínimo e máximo. Sofre só de pensar? Mas não precisa, pois a tecnologia pode automatizar todas essas e outras tarefas de controle de estoque.

Dada a exigência particular de integrar processos de diferentes áreas da empresa, é mais do que indicado contar com um sistema de gestão online. Esse software gerencia vendas e estoque e se conecta ao financeiro, facilitando o fluxo das informações e a tomada de decisão sobre compras.

Considerações finais

Neste artigo, abordamos a importância do gestor planejar bem a reposição de estoque na sua empresa. Esse é um setor bastante vulnerável a erros que podem resultar em prejuízos financeiros significativos. Para não correr riscos, use a tecnologia existente a seu favor e automatize o controle. Você só tem a ganhar.